Внутренняя рассылка Девхаба

Я работаю писателем в Девхабе. Вычитываю письма, пишу статьи и документацию, помогаю с вакансиями и веду еженедельную рассылку для команды. Расскажу, зачем рассылка нужна, как устроена, как мы собираем материал и готовим выпуск. В конце пара слов, как сделать свою.

Мы запустили рассылку в ноябре 2017. С тех пор каждый понедельник пишем о новостях компании, напоминаем регламенты, поздравляем именинников, куражимся, шлем котиков и советы о разном. К этому моменту накопилось 34 выпуска. Есть о чем рассказать.

⚠ Рассылка — внутренний документ и попадает под действие NDA. Поэтому выпуск целиком не покажу, только зацензуренные фрагменты.

Задачи рассылки

Девхаберы работают удаленно и живут в пяти часовых поясах от Сибири до Португалии. Менеджеры и разработчики плотно общаются в Слаке, но редко собираются все вместе. Чтобы сотрудники были в курсе происходящего и не теряли связь с коллективом, нужно регулярно сообщать о новостях и событиях в жизни команды. Рассылка помогает делать это централизованно и красиво.

Мы собираем все важное из разных источников, даём комментарии, берем интервью, просим фотографии. Слак для этого не годится: каналов много, их часто мьютят, приходится читать все подряд.

Как устроена рассылка

Рассылка проста как гвоздь. Каждый понедельник мы шлем Мейлчимпом письмо с анонсами, объявлениями и новостями за прошлую неделю. Вышедший выпуск копируем в командный Confluence, чтобы работал поиск.

Рассылка задумывалась как легкое чтиво на 6—7 минут утром понедельника, поэтому у выпуска максимально простая структура: от самого важного, что необходимо и полезно знать каждому, до малозначимого.

Чтобы рассылка не утомляла однообразием, периодически немного меняем формат: сбиваем новости в один блок со строчными заголовками, собираем весь выпуск из новостей сотрудников, придумываем новые рубрики или пишем старые в непривычном тоне. Общая последовательность блоков при этом не меняется, пустые блоки пропускаем.

Все инсайты, нормы, стандарты и регламенты собираем в специальный гугл-док. Он рыхлый и непричесанный, но он есть. Если потребуется, его можно дописать за пару вечеров до полноценной справки.

Медиаплан не ведем, берем шаблон статьи для рассылки и сваливаем в него всё за неделю. Если что-то нужно запланировать на конкретную дату, создаем выпуск с будущей датой и кидаем туда. Если выпуск распухает, переносим менее важное в следующий или в док-накопитель. Он так и называется: «О чем еще можно написать».

Крупные материалы, которые трудно сделать за неделю, готовим между выпусками. Это не отвлекает от основной работы, можно спокойно допилить. Например, такой лонгрид с фотками и картами.

Пишем легким, доброжелательным тоном с легкой самоиронией. Всегда на вы, как ко множеству людей, без панибратства и заискиваний. Дозировано используем жаргонизмы и мемы. Постим фотки зверушек, залипательные видосы с Ютуба, советы, новости IT и технологий, обзоры книг и телеграм-каналов. В конце рассылки прощаемся и стараемся ненавязчиво пошутить.

С апреля решили писать прямой речью от лица редактора, чтобы рассылка стала более личной и несла персональное мнение.

Средний объем выпуска — 800 слов. Стараемся максимально сокращать, чтобы легко читалось за 6 минут.

За объёмом не гонимся. Если новостей мало, выпуск выходит коротким, с парой-тройкой дополнительных забавных фактов и картинок.

Когда материал нельзя разбить на два выпуска, полную версию публикуем в корпоративной базе знаний и даём ссылку. Например, сотрудники стали охотнее рассказывать о своих увлечениях и путешествиях. Материал интересный и полезный, но бывает объемным.

Жизненный цикл выпуска

Выпуск начинается с задачи в Jira, куда прикрепляется ссылка на гугл-док с текстом и картинками выпуска. В задачу логируют время работы все участники: редактор, редсовет, ньюсмейкеры и добровольцы-корректоры. Цикл занимает в среднем 6 часов чистого рабочего времени, без учета редакторского тупежа и приступов перфекционизма.

У выпуска двойная нумерация: порядковый номер и номер недели в году. Например, 24 / 2018-16. Это оверкилл, но удобно для хранения картинок в общей облачной папке. Номер год-неделя входит в имя файла, такой разрядности хватит на всё обозримое будущее цивилизации.

Файлы наглядно сортируются в облачном хранилище. Есть шанс что-то найти

С понедельника по пятницу я собираю внутренние новости и все, что имеет отношение к команде, может быть интересно или забавно. Раньше приходилось регулярно опрашивать руководство, HR и менеджеров проектов, теперь все привыкли и сообщают сами.

Параллельно мониторю кучу разных каналов в Телеграме и RSS, читаю командные чаты в Слаке. Важное и интересное добавляю в Избранное, пересылаю себе или вставляю ссылку в черновик. Между делом запрашиваю подробности к новостям, дописываю крупные материалы и занимаюсь основными задачами.

В пятницу раскидываю собранное добро по темам, пишу-переписываю, запрашиваю подробности, опять пишу-переписываю, готовлю картинки, рисую графики. Когда черновик готов, открываю доступ ньюсмейкерам, перевожу задачу на редсовет и иду отдыхать от текста.

Вечером воскресенья дописываю выпуск по комментариям, вычитываю, прогоняю через Орфограммку, доделываю картинки, еще раз прохожу по чек-листу, верстаю и заряжаю выпуск в Мейлчимп.

Утром понедельника копирую выпуск в архив, кидаю ссылку в публичный канал Слака и начинаю собирать материал на новый выпуск. Если пишут про ошибки и опечатки, радуюсь, что кто-то всё это читает, и указываю ошибки в конце выпуска. Это помогает их разбирать и запоминать.

Иногда хаотическая природа мира даёт о себе знать, расписание съезжает и приходится превозмогать. Например, перед отправкой приходят критично важные новости. Участники согласования оказываются на краю мира без связи и присылают комментарии за несколько часов до выхода выпуска. Я сам оказываюсь черте где или на меня нападает жесткая пятничная прокрастинация и выпуск уходит на согласование утром воскресенья.

Исключить такие срывы нельзя, в сложных процессах они неизбежны. Важно иметь аварийный план и ресурсы. Ну и разбирать факапы, чтобы они не повторялись регулярно.

Вёрстка и публикация

Когда выпуск готов и вычитан, я копирую предыдущий выпуск в Мейлчимпе, правлю дату и номер и вставляю новый текст. Первое время пользовался шаблоном, но макет письма постепенно меняется, а сделать шаблон из готового письма в Мейлчимпе нельзя.

Макет самый простой, на базе типового. Всё сверстано одну колонку с 70 знаками в строке, картинки выравниваются по центру, шапка и подвал в отдельных блоках. К сожалению, стили в типовом макете Мейлчимпа переназначить нельзя, довольствуемся настройкой размера шрифта, гарнитуры и межстрочного интервала.

Готовый текст копирую в окно визуального редактора Мейлчимпа, сбрасываю форматирование, вручную расставляю заголовки и оформление, прогоняю через Типограф, заливаю и расставляю картинки. После этого отправляю тестовое письмо, проверяю его по чек-листу, правлю и заряжаю на 10:00 AM по Москве.

Когда Мейлчимп всё благополучно разошлет, останется перенести выпуск в архив Confluence, поправить съехавшую верстку, залить картинки в облако и вставить их в текст.

Копировать картинки в Confluence нельзя, он от этого пухнет и глючит. А оставлять картинки из гугл-дока рискованно: они хранятся где-то в недрах Гугла, пока жив документ. Если документ удалить, картинки пропадут. Не вставляйте картинки из гугл-дока.

Задача по вышедшему выпуску закрывается и заводится следующая.

Благодарности

Рассылка выходит уже 8 месяцев. За это время я съездил в отпуск, пару раз был на больничном, выгорал и восстанавливался, но рассылка не прерывалась. Это было бы невозможно без помощи замечательной команды. Спасибо вам за поддержку и терпение :3

Краткий алгоритм запуска

Статья получилась длинной, поэтому кратенько. Сделать нужно вот что:

  1. Решите, для чего вам нужна внутренняя рассылка, когда она будет выходить, кому и о чем рассказывать.
  2. Заложите бюджет на первые два-три месяца.
  3. Договоритесь, кто будет вычитывать выпуск и давать комментарии по важным новостям.
  4. Найдите редактора. Нужен усидчивый, въедливый и невыгорающий.
  5. Соберите источники новостей и событий: что, когда и у кого можно узнать.
  6. Подберите инструменты и организуйте хранение материалов.
  7. Помоги редактору понять ЦА.
  8. Чаще ссылайтесь в выпусках на базу знаний, соцсети компании, посты в блогах членов команды.
  9. Собирайте любую обратную связь.
  10. Экспериментируйте и боритесь с монотонностью.

Подробную версию шагов читайте в следующем посте.

Будут вопросы, комментарии или захотите поговорить по поводу — пишите на v-fil@ya.ru или заходите на страницу Вконтакта.

Поделиться
Отправить
Запинить