1 заметка с тегом

гугл-доки

Как вас подведут картинки из гугл-доков

Никогда не вставляйте в блог, рассылку или базу знаний текст с картинками из гугл-дока. Эти картинки вставляются только по URL, и если исходный документ удалить, картинки тоже пропадут. Сохраняйте исходники и загружайте изображения отдельно. Восстановить их из удалённого документа не получится.

UPD. В письма тоже не вставляйте.

Для начала три истории из моей практики.

Как бывает: в компании всё пишут в гугл-доках. Маркетолог готовит статью с фотографиями, публикует её в корпоративном блоге, через полгода увольняется, а ещё через год кто-то заходит в статью и видит битые ссылки. Фотки приходится искать в архиве, заново обрабатывать и заливать.

Или менеджер заливает в базу знаний инструкцию со скриншотами редких состояний. Скрины вдруг таинственно исчезают и оказывается, что их копировали сразу в уже удалённый документ, исходников не осталось, и всё приходится делать заново. Это особенно муторно, когда инструкция описывала сбор финансовых отчётов или управление базами данных, куда редактора не пускают. Приходится отвлекать компетентного сотрудника и заставлять его делать скриншоты вместо продуктивной работы.

Из рассылки пропадают картинки, хотя они точно были в согласованных черновиках и в макете. Исходники восстанавливают, но заменить ссылки на картинки в уже отправленном письме невозможно. Выпуск рассылки остаётся с битыми картинками.

Причины подобных ситуаций в неочевидной особенности работы гугл-доков с изображениями.

Гугл-док это веб-страница, которая хранит текст с оформлением и адреса картинок. Файлы картинок хранятся где-то в недрах Гугла и напрямую недоступны: их нельзя скопировать и вставить, как в Ворде.

При копировании гугл-док отдаёт в буфер обмена html-код с текстом и адресами картинок. Сами картинки в новое место не копируются, а остаются в хранилище Гугла. Визуальный редактор Мейлчимпа или блога распознаёт разметку и отображает картинки, словно они перенеслись вместе с текстом. Кажется, что всё в порядке.

Результат вставки в Мейлчимп, блог на Ghost и самописный скрипт для чистки гугл-доков. В коде выделен адрес картинки, ведущий куда-то в Гугл

Картинки остаются на месте только пока документ жив. Но если автор удалит документ за ненадобностью, его отключат от корпоративного домена Гугл Сьют или дата-центр Гугла заденет хвостом комета, документ исчезнет, а вместе с ним и картинки. Восстановить их будет невозможно.

При отключении пользователя Гугл Сьют адреса его документов протухают, даже если админ назначит документам нового владельца.

Чтобы картинки не зависели от гугл-дока, вставляйте их отдельно. Если визуальный редактор блога или базы знаний не умеет загружать и вставлять картинки при перетаскивании, придётся заливать их в облачное хранилище или публичную папку на сервере и вставлять по URL. Это хлопотно, но зато вы ничего не потеряете.

Сохраняйте исходники картинок. Давайте файлам осмысленные имена и подписывайте картинки в документе, чтобы не путаться на вёрстке.

Удобно подписывать картинки полным адресом. Это упрощает перенос текста в Конфлюенс. Теперь туда картинки из гугл-доков, к счастью, не попадают, приходится вставлять руками. С подписями это проще: идёте по тексту и копируете адреса в диалог вставки изображений. Можно написать скрипт и вставлять всё автоматом.

Изображение и его полный адрес на сервере

Проверяйте адреса картинок в опубликованных постах и страницах, особенно если работаете со сторонним автором. Если в адресах есть что-то про Гугл, просите исходники, копируйте их к себе на сервер и настаивайте, чтобы автор вставил картинки вашими ссылками или вложениями, если блог или база знаний так умеют.

Соблюдайте эти простые советы, и ваш редактор не будет вопить, из-за того, что в иллюстрированной инструкции трёхлетней давности вдруг пропали скриншоты.

Комментарии в ВК

Хтонического ворона в начале статьи нарисовала Ulv Vind. Его зовут Эдгар.

22 июня   верстка   гугл-доки   работа
UX